하이라이트 |
반복되는 프로젝트 위기 방지법: 교훈을 색다르게 활용하세요
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잭 S. 두갈(Jack S. Duggal, MBA, PMP)
기업에서는 평가 반영 프로세스가 있음에도 불구하고 프로젝트 수행 시 왜 동일한 실수가 지속적으로 발생하는지 이해하기 힘들 때가 있습니다.
프로젝트 관리자들도 처음에는 과거 프로젝트에서 취합한 평가 자료를 열정을 가지고 활용하였습니다. 많은 정보를 힘들여 분석한 후 어느 한 프로젝트의 평가 문건이 현재 진행 중인 것과 유사하다는 것을 깨닫게 되지요.
이런 문서에서 템플릿과 도구를 참조할 수 있는 웹사이트 주소와 특수기호로 강조되어 있는 여러 정보를 발견하게 되지만, 이미 알고 있는 정보도 있고, 양식과 도구 웹사이트도 알고 있었던 터라 크게 도움이 되지 못합니다.
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평가가 프로젝트마다 반복된다는 것도 알게 됩니다. 시간이 흐름에 따라 교훈의 가치를 느끼지 못하게 되고, 사용하는 빈도도 줄어듭니다.
교훈 제대로 활용하기
기업이 수집한 정보와 조언을 교훈과 혼동해서는 안됩니다. 교훈을 제대로 활용하게 되면 문맥에서 놓친 것을 볼 수 있는 더 깊은 지식과 통찰력을 얻게 되기 때문입니다. 무엇(대상) 외에도, 프로젝트 관리자는 어떻게(방법)와 왜(이유)를 알아야 합니다.
- 효과가 있었던 것은 무엇입니까? 효과가 없었던 것은 무엇이며, 그 이유는 무엇입니까?
- 이 접근법을 이전에도 활용한 사람이 있었습니까?
- 이런 프로젝트에 능숙한 전문가는 누구입니까?
- 핵심 어려움을 극복할 수 있었던 방법은 무엇입니까?
- 최종 사용자와 소비자를 만족시킨 것은 무엇이었습니까?
- 경험이 있었더라면 어떤 점을 다르게 처리했을까요?
- 조심해야 할 함정이 있다면 무엇이었습니까?
교훈에 대한 문서는 리스트나 틀을 작성한 뒤 뼈대에 살을 붙여 나가듯 문맥과 배경을 제공하는 서술적인 스타일로 작성해야 효과를 볼 수 있습니다.
전후 관계가 있는 스토리텔링법을 활용합니다.
지식과 교훈을 공유하는 불변의 접근법은 이야기를 활용하는 것입니다.
나사(NASA), 세계 은행을 비롯한 많은 조직들은 프로젝트에서 학습한 교훈을 수집하고 공유하기 위해 이야기를 활용합니다. 프로젝트 관리자들은 프로젝트에서 얻은 실제 경험을 자연스럽게 이야기 형식으로 만들어 공유합니다. 공식적인 보고서 형식에 담아낼 수 없는 가치 있는 지식을 스토리로 이용할 수도 있습니다.
교훈 관련 문건에서 얻을 수 있는 조언은 다음과 같습니다.
- 숨겨진 이해관계자를 정의하는 것이 중요합니다.
- 프로젝트 생애 기간 동안 이해관계자를 관리해야 합니다.
이 요점을 교훈이 담긴 일화로 변형해 보았습니다.
실행 중인 프로젝트에서 터널을 뚫기 위해 땅을 파는 결정적인 단계에 진입했을 때, 이해관계자 관리 과정에서 파악하지 못했던 관계자가 나타나 예기치 않게 일을 중단해야 했습니다. 그 이해관계자가 누구였을까요? 멸종 위기에 처한 살모사였습니다. 엄격한 환경법 때문에 뱀의 둥지를 다른 곳으로 옮길 때까지 프로젝트가 중단되었죠. 자원 투입에 지연 비용까지 US$225,000이 들었고, 일정은 일주일 정도 늦춰졌습니다.
이야기를 효율적으로 활용하면 학습 가치가 높아집니다. 길거나 극적일 필요 없이 간단하면서 요지가 담겨 있으면 충분합니다. 일반적으로 교훈이 담긴 이야기는 실수에 주안점을 두고 있으며, 대안과 대안이 성공한 이유를 설명하면서 실수를 만회한 방법을 보여줍니다.
교훈이 담긴 이야기 작성법
교훈 전달에 이야기를 활용할 때 어떻게 시작하십니까?
- 이야기 형식으로 교훈을 공유하고 글을 짓기 위해 대화체를 활용합니다.
- 프로젝트 완료 후 공식적인 검토와 교훈 세션을 갖는 대신 기업이나 프로젝트 관리 사무실(PMO)에서 이야기 세션을 주관하는 것도 가능합니다.
- 문화, 의식 및 최고의 관행이 반영된 교훈이 담긴 이야기를 수집합니다. 이 이야기들이 담긴 편람을 제작하거나 위키(Wiki)를 이용해 정리하는 방법도 있습니다.
- 대화를 장려하고, 이야기에 대한 질문, 논평 및 피드백을 할 수 있는 권한을 부여합니다.
- 비디오 스토리를 녹화하고 출간하여 디지털 이야기라는 풍성하고 새로운 매체 활용법도 검토 합니다.
반복되는 기존 교훈 문서 활용 실패의 전철을 밟아 프로젝트에서 동일한 실수를 거듭하는 대신, 이야기를 통해 교훈을 활용하고 적용할 수 있습니다.
이 기사는 2011년 6월 10일 자 Community Post에 게재된 기사에서 발췌하였습니다.
두갈은 차세대 교육, 컨설팅 및 툴을
두갈은 차세대 교육, 컨설팅 및 툴을 전문적으로 교육하는 Projectize Group LLC의 운영 이사이며, 전 세계 선도 기업과 함께 협력하고 있습니다.
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Quick Quiz: 다양한 사업 자료 관리법
바비 데이비스(Barbee Davis, MA, PHR, PMP)
규모는 작지만 성장하는 제조업체로서 임시 하청업자를 포함한 다수의 공급자와 사업 계약을 체결하고 있습니다. 이 과정에서 보유하게 되는 자료의 양이 방대해지는데, 관리하기 쉬운 과정으로 전환하려면 어떻게 하는 게 좋을까요?
A. 여러분을 대신해 공급 물품 조달 관련 결정을 내려주는 제 삼자 온라인 자동화 데이터베이스를 구매합니다.
B.고용하려는 기업마다 다양한 색상과 패턴으로 종이 오른쪽에 좁은 선을 그립니다. 공급자 정보를 공급자 고유의 서류 패턴 속에 기재합니다.
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C. 각 공급자에게 자신의 강점과 약점이 담긴 폴더를 만들어 7년 동안 연락 담당자, 일자, 시간 및 여러분과 체결한 계약서를 보관해 달라고 요청합니다.
D. 물품 공급, 고용, 고용 해지에 대한 견실한 과정을 개발하고 자동화된 데이터베이스에 투자할 정도로 수익이 날 때까지 종이 서류를 보관합니다.
정답: D. 물품 공급, 고용, 고용 해지에 대한 견실한 과정을 개발하고 자동화된 데이터베이스에 투자할 정도로 수익이 날 때까지 종이 서류를 보관합니다.
신생 기업의 경우, 필요한 자료는 빠르게 수집했지만, 문서 자동화 시스템을 도입할 정도로 성공할 때까지 이 자료를 어떻게 분류하고 저장할 지 몰라 힘들어하는 경우가 많습니다. 향후 프로젝트에 활용 가능한 방법으로 자료를 체계화해서 보관할 수 있다면 종이 파일도 괜찮습니다.
효율적으로 정리하는 방법 중 하나는 색상으로 체계를 정하는 것입니다. 구매에는 물품 조달, 제품에 들어갈 기조립된 부품 구매, 하청업자 임시 고용이라는 세 가지 유형이 있습니다. 각 구매 유형에 초록, 보라, 오렌지 색상 등 서로 다른 색상의 파일 폴더를 지정합니다.
각 구매 유형에 맞도록 조정된 선택 기준이 있는 여러분만의 물품조달(Procurement) 템플릿을 만들어보십시오. 별 모양 스티커 시스템을 채택해서 각 폴더 외부에 표시합니다. 예를 들어, 기준 선택 점수가 80-100%인 경우는 별 5개, 60-79%인 경우는 별 4개, 40-59%인 경우는 별 3개를 붙이면 됩니다.
사무용품에 대한 견적을 받아봅니다. 공급자로부터 견적을 받고 기준 선택 시스템으로 평가한 뒤 파일 탭에 이름을 적습니다. 가장 점수가 높은 세 개 회사와 인터뷰를 하면서 장점을 기재합니다. 각 폴더 좌측 상단에 공급자가 획득한 점수에 따라 별 스티커를 붙입니다.
내구성이 좋은 스티커를 찾아 낙찰받은 공급자 파일 오른쪽 상단에 붙입니다.
접근이 쉬운 장소에 낙찰자 파일을 놓고, 선택되지 않은 공급자들 파일은 다른 장소에 둡니다.
낙찰자 및 여타 모든 입찰자들에 관한 정보를 폴더에 보관하되, 낙찰자의 경우 다음 정보가 반드시 포함되도록 합니다.
- 고용 이유가 기재된 인터뷰 메모
- 세금 관련 정보, 증명서 사본이나 여타 요건에 관련된 자료
- 구매, 운송 또는 시작일에 대한 주요 일정 및 마감일 목록
- 실제 주소, 우편 주소, 이메일 주소 및 주요 담당자들의 전화번호
- 정가, 연체상금 또는 시간당 급여와 같은 계약 유형이 대문자로 상단에 기재되고 서명 날인된 계약.
이 계약이나 협력 관계를 종료할 때는 이 관계가 성공적이었는지, 다음 번에 반영하고 싶은 변경 사항이나 쟁점에 대한 세부 묘사를 업데이트 해야 합니다.
다음 번 구매 결정을 내릴 때 가장 스티커를 많이 받은 공급자를 살펴보면 진행이 빨라집니다.
모든 폴더의 자료를 일관되게 관리한다면, 이어지는 사업에서도 이 과정을 활용하여 물품 공급 선택 과정에 맞는 관련 데이터베이스를 쉽게 검토하고 선택할 수 있습니다. 현재 폴더의 자료를 새 데이터베이스에 입력할 사람을 고용하기만 하면 새 시스템이 갖춰집니다.
물품 공급은 특히 시작 단계의 기업에 있어 급여 외에 가장 비용이 많이 드는 항목입니다. 체계화된 공급 물품 파일을 관리하여 시작 시점부터 성장과 수익을 보장하십시오.
이 기사는 2011년 3월 11일 자 Community Post에 처음 게재된 기사에서 발췌하였습니다.
바비 데이비스(Barbee Davis, MA, PHR, PMP)는 데이비스 컨설팅 회사를 소유하고 있으며, 저자이자 연설자, 교육 자료 저술자 및 기업 교육 전문가들을 위한 프레젠테이션 기술 워크숍의 도입자로 활동 중입니다. 여러 분야 중에서 정부, 의료, IT, 건축 및 여타 부문에 관한 경험이 많습니다. 전 세계를 무대로 PMI와 애자일 과정 시너지에 대해 연설하고 있습니다.
PMI 마켓플레이스에서 구매 가능한 바비의 최근작 프로젝트 관리자가 알아야 할 97가지(Things Every Project Manager Should Know) 및 프로젝트 관리자를 위한 퀵 퀴즈(Quick Quizzes for Project Managers)를 살펴보십시오.
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까다로운 프로젝트 팀원을 관리하는 방법
 프로젝트 팀에는 다양한 사람들이 있으며, 이중에는 함께 일하기 까다로운 사람도 있습니다. 이런 까다로운 사람들을 다루는 방법에 따라 프로젝트가 성공할 수도, 실패할 수도 있으며, 여러분의 경력도 영향을 받을 수 있습니다.
직무를 수행하지 못하는 사람 때문에 프로젝트가 분열될 수 있는데, 이 경우 여러분이 비난을 받게 됩니다.
"다른 팀원들도 프로젝트 관리자를 신뢰하지 않게 됩니다"라고 그녀는 말합니다. "시간이 흐르면서 리더십을 갖추지 못한 프로젝트 관리자와 일하기를 원치 않게 됩니다. 행복하고 성공적인 팀을 꾸리는 프로젝트 관리자와 일하길 원하는 거죠."
까다로운 팀원이 있다고 해서 경력에 흠집이 생길 필요는 없습니다.
먼저 목표를 분명하게 설정해야 합니다.
"자신의 역할을 확실히 모를 때 함께 일하기 힘들어지는 팀원들이 종종 있습니다"라고 미국 버지니아 알린텅에 위치한 ESI 인터내셔널의 제품 전략팀의 이사, 낸시 Y. 니(Nancy Y. Nee, PMP)가 말합니다.
"시작부터 까다로운 팀원은 많지 않습니다"라고 토인비 씨가 말합니다. 업무량 때문에 스트레스를 받거나 일을 할 역량이 부족해서일 수도 있죠.
프로젝트 전 과정에서 각 팀원에게 구체적인 업무와 목표를 설정해주고 사후 점검을 통해 이해하지 못하는 부분이 있는지 확인합니다.
"일부 프로젝트 관리자들은 이행되었으면 하는 업무를 얘기하는 것만으로 업무를 맡길 수 있다고 생각합니다. "이것 좀 해줄래요?"라고 말하는 것으로 충분하다고 생각하는 더 나쁜 경우도 있습니다"라고 토인비 씨는 말합니다. "자신의 요청이 어떻게 받아들여졌는지, 해당 팀원에게 직무 능력이 있는지, 원하는 기준선까지 해낼 수 있는지를 확인하지 않죠."
대신 그녀는 필요한 점을 구체적으로 설명하라고 제안합니다. 프로젝트와 팀의 주된 목표와 관련해서 이 일이 왜 중요한지 설명한 뒤, 마감일을 정해주십시오.
"프로젝트 팀원이 대립각을 세우거나, 지시 받기를 싫어한다면 분쟁을 피하지 마십시오"라고 토인비가 말합니다.
오해나 부정적인 행동을 감싸주기보다 문제를 의논해서 반복되지 않도록 합니다.
"의무를 이행하지 않는 도전적인 팀원에 대한 반감 때문에 고객과 회사를 위해 멋지게 처리해야 할 업무가 방해를 받지 않도록 합니다"라고 토인비 씨가 말합니다. "여러분의 명성에 대한 고객의 인상이 나빠지면, 새 업무를 구할 때도 영향을 받습니다."
팀원과의 갈등이 고조되면, 조심스럽게 행동해야 합니다.
"누군가 여러분에게 고함을 지른다면, 맞받아치지 마십시오. 존중을 표하지 않는 사람에게 똑같이 대접해주고 싶은 유혹을 느끼겠지만, 그러지 마세요"라고 미국 캘리포니아 어바인에 위치한 캘리포니아 주립대학에서 프로젝트 관리 강사로 재직 중인 마가렛 멜로니(Margaret Meloni, PMP)가 말합니다. "대신, 여러분이 보고 싶은 태도의 모범이 되십시오."
순탄한 길을 선택하면 가장 까다로운 팀원도 관리할 수 있는 프로젝트 관리자로서 여러분의 명성이 더욱 높아질 것입니다.
이 기사는 2011년 9월 27일 자 Career Central에 처음 게재된 기사에서 발췌하였습니다. |
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PMI 컨퍼런스에서 연구 결과를 발표하고 학자로 성장하기
아일랜드 리머릭에서 2012년 7월 15-18일에 개최되는 PMI® 리서치 및 교육 컨퍼런스에서는 컨퍼런스 사상 최초로 여러분의 연구 결과를 발표하거나 학자로 성장할 수 있는 2회의 사전 회의 워크숍이 열립니다.
2012년 7월 14일 박사 과정 세미나
현재 박사 학위 과정에 있는 학생들은 동료 박사 과정 학생 및 일부 선택된 전 세계 학부생 그룹에게 연구 결과를 발표할 기회를 신청해주십시오. 우호적이고 건설적인 행사를 통해 여러분의 연구 결과에 대해 가치 있는 피드백을 받으실 수 있을 것입니다. 세미나 가이드라인과 신청서 다운로드.
2012년 사례 연구 워크숍
유럽European Case Clearing House(ecch)®의 강사진이 이끄는 "연구 결과를 교육 사례로 활용하기"라는 제목의 일일 워크숍으로서, 학부생 및 대학원생이 참가하실 수 있습니다.
이 워크숍에서 제공되는 툴을 통해 학자들은 자신의 실증적 연구 결과나 대중에게 공개된 정보를 교육 사례에 관한 글의 기반으로 활용할 수 있습니다. 강사진들은 교육 사례의 구성 요소와 역할을 설명하고, 이 사례의 필수 구성 요소로서 교수 노트의 중요성에 대해 설명하게 됩니다.
참석자들은 서로에게 배울 수 있는 상호작용의 공간에서 함께 협력할 수 있을 것입니다. 사례 연구 워크숍 자세히 보기.
지금도 프레젠테이션 신청서를 접수받고 있습니다. 신청서, 심포지엄, 지원 육성 시설(incubator) 및 포스터 세션에 대한 전화 접수는 2011년 12월 1일까지 가능합니다. 제출 유형별 제안 준비 가이드라인 다운로드.
PMI 리서치 및 교육 컨퍼런스는 학자, 선임 실무자 및 프로젝트 관리를 공부하는 학생과 연합 부문이 함께 어우러지는 국제 프로젝트 관리 연구 및 교육 행사입니다. 컨퍼런스 등록은 2012년 2월까지 가능합니다.
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우수 프로젝트 관리상 – 2012년 PMI 전문가상 후보 추천을 받습니다!
앞서 나가는 이들을 포상하는 방법은 모든 부문에 존재합니다. 프로젝트 관리 부문에는 PMI가 수상하는 PMI Professional Awards가 있습니다.
 매년 PMI는 프로젝트 관리의 지식과 관행을 발전시키는데 탁월한 공헌을 한 사람들을 포상합니다. 성공적이고 혁신적인 프로젝트 관리자, 연구를 수행한 이, 훌륭한 책을 출판하고 탁월한 교육 제품과 프로그램을 만들었으며, 프로젝트 관리를 통해 공동체의 번영에 일조한 사람들이 이에 해당합니다.
개인, 프로젝트, 기업, 교육 제품이나 문헌을 추천해줄 여러분의 도움 없이는 이 모든 상이 존재할 수 없습니다. 일부 상의 경우 스스로를 추천하는 것도 가능합니다. 프로젝트 관리의 우수성을 세상에 알리기 위해서는 여러분의 도움이 필요합니다.
영예로운 2012년 PMI 전문가상을 수상할 자격을 갖춘 사람을 추천 혹은 신청 해 주십시오.
누구나 갈망하는 PMI Project of the Year Award(올해의 PMI 프로젝트상)에 대한 추천 마감일은 2012년 3월 1일입니다. 여타 PMI 전문가상 추천 마감일은 2012년 4월 1일입니다. PMI 에릭 저넷 우수 프로젝트 관리상 및 PMI 뛰어나 프로젝트상(Distinguished Project Award)에 대한 추천은 상시 가능합니다.
여러분의 동료나 조직의 위대한 실적을 포상하고, 여러분이 하는 일에서 인정을 받으십시오. PMI.org/Awards를 방문해 회원으로 가입한 뒤 탁월한 프로젝트 관리 사례를 함께 축하해주시기 바랍니다.
2012년 올해의 PMI 프로젝트상 - PMI에서 가장 영예로운 상으로서, 프로젝트 관리 지식 체계 지침서(PMBOK® Guide—4판)에 일관된 과정 및 접근 방법을 활용하여 탁월한 실적을 내고 모범적으로 프로젝트를 수행한 프로젝트 및 프로젝트 팀의 업적을 인정합니다.
규모, 산업 유형 또는 장소에 상관없이 전 세계의 모든 프로젝트를 초빙하고 있습니다.
2011년에 완료된 프로젝트에 한해 추천이 가능합니다.
더 자세한 내용은 PMI.org/Awards를 참조해주십시오. |
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신간서적: 프로젝트 관리 기술 개선법 (마켓플레이스에서 발매 중)
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제목: |
Improving Your Project Management Skills, 2nd Edition |
| 저자: |
래리 리치먼(Larry Richman, PMP) |
| 설명: |
프로젝트 관리 기술 개선법(Improving Your Project Management Skills)은 과정을 개선시키고, 생산성을 높이며, 비용을 극적으로 절감하는 강력하고 반복 가능한 프로젝트 독창적인 과정입니다.
아래 과정에 적용할 수 있는 도구, 정보, 차트, 목록 및 누구나 이용할 수 있는 조언이 담겨 있습니다.
- 기획 및 예산 책정
- 프로젝트 범위 결정
- 프로젝트 일정 짜기
- 실행
- 성과 평가
- 리더십과 직원 관련 문제점
- 업무 분류 체계
- 사업 목표와 일치되는지 여부
- 위험 평가 및 관리
- 의사 소통
- 프로젝트 종료
학습 도구이자 회사에서도 참고할 수 있는 자료인 프로젝트 관리 기술 개선법(Improving Your Project Management Skills)을 통해 세계적인 프로젝트 관리 세미나를 여러분의 손안에서 만나 보세요. |
오늘 PMI Marketplace에서 이 책을 PMI 회원가인 US$14.25 에 구매하실 수 있습니다. 여러분이 자주 가시는 지역 서점이나 온라인 서점에서 구매하실 경우, 13자리(ISBN (9780814417287)으로 검색하고 주문하시면 됩니다. |
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PMI 통계현황- 한국
2011년 10 월 현황:
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PMI 회원 3,217 명 |
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10,217 명 |
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아시아 태평양 지역 서비스 센터 |
PMI 아시아 태평양 지역 서비스센터:
전화 : +65 6496 5501
팩스 : +65 6496 5599
E-메일: customercare.asiapac@pmi.org
아시아태평양지역서비스센터는 싱가포르
시간(GMT +8)을 기준으로 월요일부터 금요일까지
운영되며 업무시간은 오전9시부터 오후6시까지입니다.
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